Unterlagen richtig sortieren: Kampfansage an die Papierstapel
Chaotische Zustände ade: Wer seine Unterlagen strukturell ordnet, behält den Überblick und hat mehr Zeit für andere Dinge.
Africa Studio/Adobe StockFrau Weidner, was sind die häufigsten Fehler, die Schüler und Studierende beim Umgang mit ihren Unterlagen machen?
Angelika Weidner: Sie kennen sich oft einfach zu wenig mit dem Sortieren von Dokumenten aus. Das ist häufig noch Sache der Eltern. Und durch das fehlende Wissen werden dann einfach alle Papiere und Unterlagen, die man bekommt, behalten. Mit der Zeit sammelt sich so ein großer Stapel an und man ist mit der Masse überfordert.
Warum ist es überhaupt wichtig, Ordnung im Papierkram zu halten?
Weil man dadurch von Anfang an Stress und den benötigten Zeitaufwand reduziert. Irgendwann im Leben kommen entscheidende Stationen, bei denen man Anträge stellen muss – beispielsweise für Bafög oder andere Zuschüsse. Wer dann seine Unterlagen im Griff hat, weiß, wo alles abgelegt ist, verfällt nicht in Panik und hat schnell alles beisammen.
Welche Grundausstattung empfehlen Sie für die Organisation von Dokumenten?
Auf jeden Fall einen Locher, einen Ordner, Trennkarten oder ein Register sowie einen Scanner oder eine Scanner-App. Letzteres ist dafür gedacht, Dokumente zu digitalisieren. Deswegen empfehle ich auch, sich eine Cloud sowie Platz auf einer Hardware – eine externe Festplatte zum Beispiel – anzulegen. Digitale Dokumente sollten immer zweifach abgespeichert werden, sodass man einerseits von überall auf die Unterlagen zugreifen kann und andererseits ein Backup hat. Idealerweise pflegt man analog und digital dieselbe Ordnerstruktur.
Die Expertin: Angelika Weidner
Angelika Weidner ist zertifizierte Ordnungsexpertin mit Schwerpunkt Papierkram. Sie hilft Menschen dabei, ihren Papierkram zu sortieren, reduzieren und strukturieren. Weidner ist Mutter von zwei Kindern und lebt in Sulzbach an der Murr. Weitere Informationen zu ihr gibt es online unter www.ordnungsplatz.de, auf Instagram @ordnungsplatz, per E-Mail an info@ordnungsplatz.de oder telefonisch unter 01 57 / 57 40 76 84.
Angelika Weidner ist zertifizierte Ordnungsexpertin.
privatWie entscheidet man überhaupt, welche Dokumente wichtig sind und aufgehoben werden sollten und welche nicht?
Die gute Nachricht ist: Als Privatperson hat man kaum Aufbewahrungspflichten. Nahezu alle Dokumente kann man von den jeweiligen Stellen und Behörden neu anfordern, sollte man etwas aus Versehen weggeschmissen haben. Aufbewahren sollte man alle Unterlagen, die steuer- oder rentenrelevant sind: Immatrikulations- und Exmatrikulationsbescheinigungen, Abschlusszeugnisse, Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung und und und. Falls man eine Steuererklärung macht, gilt die Richtlinie, Belege vier bis sechs Jahre lang aufzubewahren. Und was Unterrichtsmaterialien angeht: Ich empfehle, nichts davon nach den Prüfungen zu behalten. Viele denken, man schlägt dort irgendwann etwas nach – aber das macht wirklich kaum jemand. Also lieber Platz schaffen!
Wie sieht denn eine gute Ordnerstruktur aus?
Am besten teilt man alles in Kategorien ein. In die Kategorie „Persönliches“ gehören Zeugnisse, Urkunden, die Patientenverfügung und weitere persönliche Unterlagen. Unter „Gesundheit“ fallen Befunde und Krankenversicherungsunterlagen. Zum Stichwort „Arbeit“ gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Arbeitszeugnisse. Die Kategorie „Rente“ beinhaltet alle Unterlagen der Rentenversicherung. Zu „Finanzen“ zählen Bankunterlagen, zu „Versicherungen“ dementsprechend alle Schreiben von Versicherungen, zu „Steuern“ die Steuerbescheide und alles für die Steuererklärung. Unter „Rechnungen“ fallen alle Verträge, Kassenbons und Abos. Weitere Kategorien wären „Wohnen“ und „Kfz“ – aber das trifft sicherlich nicht auf jeden Jugendlichen zu. Natürlich kann man manche Kategorien auch zusammenfassen.
Lohnt es sich, digitale Dokumente zusätzlich auszudrucken?
Nein. Wenn ich etwas digital erhalten habe und es online abgespeichert habe, muss ich es nicht zusätzlich ausdrucken. Vielmehr gilt auch: Wenn ich etwas in Papierform vorliegen habe, es einscanne und online ablege, kann ich das Original vernichten – außer es sind beglaubigte Urkunden oder Ähnliches. Wichtig ist, dass man seine digitalen Unterlagen pflegt, sie richtig benennt und korrekt abspeichert.
Was kann man tun, wenn sich der Papierstapel immer wieder anhäuft?
Regelmäßige Routinen sind wichtig. Jeder sollte sich einmal in der Woche fünf Minuten oder einmal im Monat 15 Minuten Zeit nehmen, aktuelle Unterlagen einzuscannen beziehungsweise abzuheften. Dann bleibt der Stapel schön klein.
Wie kann man Ordnung halten, wenn man wenig Platz im Zimmer hat oder wenn man zwischen mehreren Wohnorten pendelt?
Unterlagen digitalisieren! So benötigt man einfach weniger Ordner und hat alle wichtigen Dokumente immer bei sich, egal ob man nun Zuhause oder unterwegs ist.
Gibt es eine goldene Regel für dauerhafte Ordnung im Papierkram?
Routine, Routine, Routine. Wenn man sich regelmäßig Zeit nimmt und seine Unterlagen gut strukturiert, hat der Papierstapel keine Chance, immer größer und größer zu werden.
Weiterer Lesestoff gefällig? Hier findest du zum Beispiel das Interview mit Next-Step-Coverstar Andrea Guo, das Azubi-Porträt von Kosmetikerin Emma oder die Geschichte von Richter Julian Bauderer.
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