Gemeinderat Analoges wandert ins digitale Archiv

Geht es nach Bürgermeister  Komor, soll es mit dem Aktenwälzen im Gemeinderat bald vorbei sein.
Geht es nach Bürgermeister Komor, soll es mit dem Aktenwälzen im Gemeinderat bald vorbei sein. © Foto: dpa/Ralf Hirschberger
Mainhardt / Maya Peters 13.03.2018

„Mein großes Ziel ist eine digitale Sitzungsvorlage“, meint Bürgermeister Damian Komor. Im Kreistag könne man bereits seit geraumer Zeit über Tablets papierlos mit allen Sitzungsvorlagen arbeiten. Doch diesen Vorschlag wolle er dem Gemeinderat zu einem späteren Zeitpunkt vorlegen. „Jetzt führen wir erst mal das interne Ratsinformationssystem ein.“

Unterschiedliche Zugangsberechtigungen lenken die Informationsfreigaben für Bürger, Verwaltungsmitglieder und Gemeinderäte. Die Tagesordnungspunkte, öffentliche Protokolle und Sitzungsvorlagen können bereits seit Herbst digital abgerufen werden. „Die Gemeinderatsarbeit wird so wesentlich transparenter“, betont Hauptamtsleiterin Daniela Häfner die Vorteile. Seit Sommer habe die Verwaltung im Hintergrund die Software vorbereitet, Vorlagen hinterlegt und Dokumente eingespeist.

Textsuche leicht gemacht

„Das Ratsinformationssystem vereinfacht uns allen die Arbeit mit den Dokumenten und deren Freigabe“, freut sich Häfner. Die Textsuche des digitalen Archivs sei anwenderfreundlich. Durch einfache Schlagwörter wie „Wasser“ erhalte man alle relevanten Informationen der vergangenen Sitzungen als Ergebnis. Besonders im Vorfeld der Gemeinderatssitzungen würden derzeit die Sitzungsvorlagen abgerufen. Demnächst werden die Mainhardter Gemeinderäte über persönliche Passwörter auch Sitzungsvorlagen und Niederschriften nicht öffentlicher Sitzungen abrufen können.

Bisher haben sie diese auf Papier erhalten. Diese Systemerweiterung erspare mühseliges Suchen nach älteren Unterlagen in dicken Ordnern, so Häfner in der letzten Gemeinderatssitzung. Durch die Stichwortsuche werden automatisch zusammenhängende Vorgänge angezeigt und können als PDF angesehen oder heruntergeladen werden.

„Praktisch ist, dass man über die Digitalisierung auch riesige Pläne bequem ansehen kann“, wirbt Komor für die Software „SessionNet“. „Mit wenigen Mausklicks finden Sie alles.“

Info Der Link für das Bürgerinfoportal steht auf der Homepage der Gemeinde Mainhardt, www.mainhardt.de, unter der Rubrik „Aktuelles aus dem Gemeinderat“.