Heidenheim Jobcenter ist papierlos

Heidenheim / hz 12.06.2018
Akten werden elektronisch geführt, Wartezeiten sollen sinken.

Mit Hilfe der elektronischen Akte werden im Jobcenter Heidenheim seit 11. Juni die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister, Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief schicken oder persönlich abgeben. Wartezeiten sollen künftig kürzer werden, die Auskünfte schneller erteilt werden.

Datenschutz hat Vorrang

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Die Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt.

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken oder persönlich abgeben: Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet, es sei denn, die Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten.

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