Heidenheim Grundbuchamt und Notariate: Das ändert sich im Kreis Heidenheim

Noch nicht sortiert sind viele Unterlagen, die aufgrund der Auflösung der Notariate nun im Amtsgericht gelandet sind. Alles muss neben dem Tagesgeschäft her bewältigt werden.
Noch nicht sortiert sind viele Unterlagen, die aufgrund der Auflösung der Notariate nun im Amtsgericht gelandet sind. Alles muss neben dem Tagesgeschäft her bewältigt werden. © Foto: Manuela Wolf
Heidenheim / Manuela Wolf 14.02.2018
Das Amtsgericht Schwäbisch Gmünd führt nun für Heidenheim die Grundbücher, nur noch freiberufliche Notare nehmen Beurkundungen vor.

Historisch gewachsene Struktur, einmalig in Deutschland und Europa: Eigenschaften, die in der Tourismusbranche Gold wert wären, machten im baden-württembergischen Notariats- und Grundbuchwesen eine umfassende Reform nötig.

Die Zuständigkeiten und die Zahl der Standorte entspricht nun dem, was im Rest der Bundesrepublik Standard ist. Auch im Landkreis Heidenheim hat die Neuordnung spürbare Folgen.

Offiziell zum Jahresende wurden alle 600 Grundbuchämter in Baden-Württemberg aufgelöst. Doch schon in den Monaten zuvor waren sämtliche Grundbücher auch aus dem Landkreis Heidenheim, die vormals bei den Notariaten in der Stadtmitte, in Dischingen, Gerstetten, Giengen und Herbrechtingen eingesehen werden konnten, digitalisiert und zum nun zentral grundbuchführenden Amtsgericht nach Schwäbisch Gmünd gebracht worden (Heugenstraße 5, Tel. 07171.79690). In dieser Zeit war der Zugriff auf die Grundbücher mitunter nicht immer sofort möglich.

Auskünfte gibt's auch im Kreis

Für Grundbuchsachen ist ab sofort das Amtsgericht Schwäbisch Gmünd zuständig. Ein Termin vor Ort ist allerdings nur dann nötig, wenn beispielsweise Änderungen vermerkt werden müssen. Wer lediglich eine Auskunft oder einen Auszug benötigt, kann sich an die sogenannten Einsichtsstellen im Heidenheimer Rathaus, bei der Stadt Herbrechtingen sowie den Gemeinden Dischingen, Gerstetten, Königsbronn, Nattheim und Steinheim wenden.

Ebenfalls zum 31. Dezember 2017 kam das Aus für die Richternotare in Baden und die Bezirksnotare in Württemberg. 300 staatliche Notariate wurden aufgelöst. Für den Landkreis Heidenheim bedeutet das: Seit Januar werden Nachlass- und Betreuungssachen zentral im Amtsgericht Heidenheim (Olgastraße 22, Tel. 07321.380) bearbeitet. Beurkundungen werden anders als bisher ausschließlich von freiberuflich tätigen Notaren vorgenommen.

Um noch nicht abgeschlossene Beurkundungen kümmern sich sogenannte Abwickler, die dem Heidenheimer Amtsgericht zugeordnet sind. Eine große Entlassungswelle im Zuge der Reformen gab es übrigens nicht. Wer wollte, durfte im Staatsdienst bleiben und wurde einem neuen Standort zugeordnet. Einige Notare wählten den Schritt in die Selbstständigkeit und arbeiten freiberuflich; teilweise folgten ihnen ihre Mitarbeiter nach.

Akte an Akte an Akte: Das Transportvolumen der Unterlagen, die bisher bei den Bezirksnotaren im Landkreis gelagert worden waren, betrug 1,3 Kilometer.

1,3 Kilometer Akten

Nur ein Teil der Akten und Karteikarten konnte im Obergeschoss des Amtsgerichts untergebracht werden, für den Rest wurden Archivräume in der Stadtmitte angemietet. Die Akten müssen teilweise 100 Jahre aufbewahrt werden. Parallel zum Tagesgeschäft liefen die Vorbereitungen auf den großen Umzug Ende Dezember an - alles musste raus, alles musste mit! Schließlich waren die Bezirksnotariate nur zu Gast gewesen in den Räumen der jeweiligen Städte und Gemeinden. Diese werden Ende März nun besenrein übergeben.

Ein großer Gewaltakt

Reform abgeschlossen? Weit gefehlt. In den letzten Wochen im alten Jahr konnte wegen des Umzugs nur mit Einschränkungen gearbeitet werden, in den ersten Wochen des neuen Jahres kann wegen des Umzug nur mit Einschränkungen gearbeitet werden – Verzögerungen lassen sich zum großen Bedauern von Richterin am Amtsgericht Birgit Kohl „in der Übergangszeit“ nicht vermeiden. Die ständige Vertreterin des Amtsvorstands erklärt, was es noch zu tun gibt: „Wir arbeiten seit Jahresbeginn mit neuen PCs und einem neuen System, in das die Daten aus dem alten System nicht übernommen werden konnten. Nun müssen alle offenen Verfahren sortiert und von Hand neu angelegt werden.“ Am Betreuungsgericht laufen derzeit knapp 1200 Verfahren, am Nachlassgericht über 100.

Natürlich schwirrt keine Akte herrenlos im Hause umher. In einer Liste wird der aktuelle Standort sämtlicher Unterlagen vermerkt. Die Bearbeitung von Eilsachen ist damit garantiert. „Trotzdem kommt es zu deutlich längeren Wartezeiten“, sagt Verwaltungsleiterin Ursula Adam. „Alles musste und muss weiterhin während des laufenden Betriebs bewältigt werden. Das ist ein Gewaltakt sonders gleichen und eine große Herausforderung für alle Mitarbeiter.“