Immer mehr Gemeinden und Landkreise in Deutschland stellen auf einen papierlosen Sitzungsdienst um. Im Zollernalbkreis haben der Kreistag und zahlreiche Gemeinden die digitale Ratsarbeit bereits eingeführt. Bald sollen auch die Haigerlocher Gemeinderäte ihre Sitzungsunterlagen auf iPads abrufen und bearbeiten können. Der Wunsch nach digitaler Ratsarbeit kam aus den Reihen des Gremiums.

Die Vorteile des sogenannten Ratsinformationssystems (RIS) liegen auf der Hand: Es soll die Arbeit der Gemeinderäte transparenter und leichter machen. Die elektronischen Sitzungsunterlagen sind jederzeit und an beliebigem Ort abrufbar, und können, ähnlich wie Papierunterlagen, mit Markierungen und Notizen bearbeitet werden. Entsprechende Suchfunktionen sind vorhanden. Die Ratsmitglieder können auch untereinander kommunizieren.

Kurzum: Das Ratsinformationssystem soll die Abläufe für Gemeinderat, Ausschüsse und Verwaltung verbessern und vereinfachen. Durch Archivierung entsteht außerdem eine Wissensdatenbank für Gemeinderäte und Bürger. Aktuelle Informationen aus den Ratssitzungen fließen über das System auf die Homepage der Stadt Haigerloch. Auch ergänzende Informationen, wie die Hauptsatzung oder der Sitzungskalender, sind schnell abrufbar.

Nicht zuletzt ermöglicht die digitale Ratsarbeit eine platzsparende und strukturierte Aufbewahrung der Sitzungsunterlagen. Außerdem entfallen der bisherige aufwändige und zeitintensive Papierversand und die Druckkosten. Die Unterlagen nicht mehr wie bisher in gedruckter Form in Händen zu halten, sei für die Gemeinderäte „sicherlich mit einer Umgewöhnung verbunden“, stellte Bürgermeister Heinrich Götz fest. Aber die Handhabung der Geräte sei „leicht verständlich“.

Die Umstellung erfordert Investitionen in Höhe von zirka 50 000 bis 60 000 Euro je nach Wahl der Endgeräte. Angeschafft werden sollen 38 Tablets mit Apple-Betriebssystem iOS, Schutzhülle und Tastatur – 29 für die Gemeinderäte, drei für die Ortsvorsteher am Ratstisch (in beratender Funktion) und sechs für die Verwaltung. Je nach Bildschirmgröße werden allein dafür Kosten zwischen 33 000 und etwa 47 000 Euro fällig.

Das Ratsinformationssystem selbst mit Installation und Schulung kostet 10 000 Euro. Der jährliche Vertrag für die Softwarepflege und Hosting der Mandatsträger-App und der Ratsinfo schlägt mit 2355 Euro zu Buche. Hinzu kommt noch der Ausbau des WLANs im Bürgerhaus mit 2200 Euro sowie die Einbindung der Homepage mit 2000 Euro einmalig und 500 Euro jährlich.

Der Gemeinderat stimmte am Dienstag der Einführung des Ratsinformationssystems „Regisafe“ der Firma Held und der dargestellten Investitionssumme zu. „Regisafe“ habe den Vorteil, dass es an das vorhandene Dokumentenmanagementsystem angebunden werden kann.

Die digitale Ratsarbeit soll dann nach der Kommunalwahl eingeführt werden. Sobald das Wahlergebnis feststeht, sollen die erforderlichen Geräte für das Gremium und die Verwaltung bestellt und eingerichtet werden.

Es wird damit gerechnet, dass die mobilen Endgeräte nach fünf Jahren ausgetauscht werden müssen.

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Legislaturperiode sollen die Gemeinderat-Tablets mindestens halten, bevor sie ausgetauscht werden. Starten soll die digitale Ratsarbeit nach den Kommunalwahlen am 26. Mai.