In Albershausen ist der Gemeinderat seit März 2018 als einziger im unteren Filstal „papierlos“. Das heißt, Gemeinderäte erhalten Sitzungsunterlagen, Protokolle und Pläne nicht länger gedruckt. Stattdessen werden sie online auf ihre iPads übertragen. Bürgermeister Jochen Bidlingmaier freut sich über zahlreiche Vorteile des Ratsinformationssystems. Verwaltungsintern führe der standardisierte Ablauf zu einer nicht unbeträchtlichen Zeitersparnis. Eingeführt worden war das System nach einer verwaltungsinternen Einführungsphase vor rund einem Jahr.

Die Stelle des Amtsboten konnte mit dem altersbedingten Ausscheiden der Stelleninhaberin daraufhin eingespart werden. Wie gut das System funktioniert, zeigt sich daran, dass alle Gemeinderäte ausnahmslos umgestellt haben, und vor allem auch daran, dass sowohl Räte als auch Verwaltung die Neuerung sehr positiv bewerten.

„Für die Bürger stehen die Sitzungsunterlagen zwei Tage vor den Sitzungen online zur Verfügung“, erklärt Birgit Gunzenhauser, die bei der Gemeindeverwaltung für das Ratsinformationssystem zuständig ist. Ein positiver Aspekt seit Einführung des Systems sei die „enorme zeitliche Einsparung für die Verwaltung“ sowie erheblich weniger Papierverbrauch, sagt Gunzenhauser. Die Reduzierung von Kopien begrüßen auch alle befragten Gemeinderäte unisono.

Den Antrag zur Einführung des Systems hatte bereits in der letzten Legislaturperiode SPD-Gemeinderat Steffen Stelzer bei den Haushaltsberatungen gestellt. Durch seine Tätigkeit in der Kirchheimer Stadtverwaltung war der Diplom-Verwaltungswirt mit dem Ratsinformationssystem vertraut. „Ich verfolge die Digitalthemen und fand, wir sollten in Albershausen auch mitmachen“, erinnert sich der 45-Jährige, der dem Gremium seit zehn Jahren angehört. Da er auch für die Kopierzentrale der Kirchheimer Stadtverwaltung zuständig ist, kann er von einem Vorteil des „papierlosen Gemeinderates“ aus eigener Anschauung berichten. Mitarbeiter hätten vorher etliche Stunden am Kopierer verbracht, um Sitzungsvorlagen zusammenzustellen. „Und dann werden sie einmal angeguckt – wenn überhaupt.“ Auch unter dem Umweltaspekt sieht er die Einsparung von Toner und Papier als Gewinn. Daneben habe sich aber auch die Arbeit erleichtert. „Man kann einfach in älteren Vorlagen recherchieren, ohne große Suche, bei Plänen lassen sich auch Details klasse vergrößern“, so Stelzer weiter. Wichtig ist dem Vertreter der SPD im Gemeinderat auch der Sicherheitsaspekt: „Es ist alles viel besser geschützt als im Köfferle. Und auch die Übertragung ist ungleich sicherer als per E-Mail“.

Total begeistert ist Bettina Greiner von der CDU-Fraktion. Auch sie hebt den Vorteil der Papiereinsparung hervor: „Was sich nach einem Jahr an Papierkram angesammelt hat, ist der Wahnsinn“. Die Arbeit der Gemeinderäte würde erheblich erleichtert und verbessert: „Man hat alles dabei, auch die alten Sitzungsunterlagen“. Die Übersichtlichkeit sei unvergleichlich. „Ich bin zwar ein sehr gut organisierter Mensch, aber man hatte keine Chance“, sagt sie in Bezug auf eine Möglichkeit zur Einteilung der Unterlagen. Jetzt sei dies anders: Eine Suche sei sowohl themen- als auch sitzungsorientiert möglich.

Klasse findet sie, dass man nun eine bessere Übersicht bei den Plänen habe: „Man kann reinzoomen, Straßen bis ins letzte Eck anschauen“. Auch technisch klappe alles einwandfrei. Gemeinderätin Greiner betont aber auch, dass der reibungslose Ablauf mit den zuständigen Personen innerhalb der Stadtverwaltung zu tun habe. „Frau Gunzenhauser hat alles perfekt vorbereitet, super gemacht und die Funktionen erklärt.“ Wünsche würden berücksichtigt und schnell umgesetzt, ist die 51-jährige CDU-Rätin voll des Lobes. Bettina Greiners Tablet öffnet den Zugang nur mittels Fingerabdruck. Einzig beim Vergleich von Tabellen sei das Papier im Vorteil. Die Übermacht an Vorteilen würde dadurch aber nicht aufgewogen.

Als vormals absoluten Gegner des „neuzeitlichen Sach‘“ outet sich der 66-jährige Martin Kaess von der Freien Wählerschaft. Inzwischen beurteilt er die Einführung als eindeutigen Vorteil: Die Masse an Papier wächst nicht weiter. Etliche Kartons mit Unterlagen hätten sich in 30 Jahren angesammelt. Kaess betont aber auch, dass Begleitpersonen mit Ahnung wichtig seien, vor allem zum Start: „Zuerst war es schon hart“. Hätten ihm seine Kinder und die Rathausmitarbeiter nicht immer wieder weitergeholfen, hätte er das Tablet vermutlich „an die Wand geklatscht“, erinnert sich Kaess. Denn eines sei wichtig: Es muss funktionieren, wenn man es braucht.

Auch für Heiko Biedebach von der Bürgerlichen Wählervereinigung überwiegen die Vorteile. „Speziell zeitlich lang angelegte Themenverläufe können schnell und  quasi per Knopfdruck, rückverfolgt werden. Auch während der Sitzung ist es oft von Vorteil, wenn auf archivierte Beratungsvorlagen zurückgegriffen werden kann. Dies war früher in diesem Umfang nicht möglich“, sagt der 40-Jährige. Auch unter dem Aspekt der Attraktivität des kommunalen Ehrenamtes findet er eine „modernere Gestaltung“ wichtig: „Es ist nicht so, dass uns speziell jüngere Menschen die Tür einrennen, wenn es darum geht, neue Kandidaten für die Kommunalwahlen zu gewinnen“.