Ruhig bleiben

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Nicht immer gleich antworten: Auch Telefongeklingel und E-Mail-Fluten müssen manchmal warten, wenn eine wichtige Arbeit erledigt werden muss.  Foto: 

Ständig klingelt das Telefon, eine Mail nach der anderen ploppt auf, zu guter Letzt kommen auch noch die lieben Kollegen auf ein Pläuschchen vorbei. Konzentriertes Arbeiten kann man so vergessen. Für manche Aufgaben braucht es aber einfach Ruhe. Was tun?

Grundsätzlich gilt: Multitasking, also ständiges Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben, ist nicht förderlich für die Konzentration. Und der ständige Blick aufs Smartphone ebenfalls nicht. Den einen Konzentrations-Tipp für alle gibt es nicht, aber die eine oder andere Anregung:
Ausgeruht sein „Wer nicht erholt ist und eine schlechte Nacht hatte, wird auch einen schlechten Tag haben“, sagt Autor und Berater Jochen Mai. Außerdem sollte man während der Arbeit regelmäßige Pausen einlegen. „Man kann sich ohnehin nur ungefähr 90 Minuten konzentrieren.“ Deshalb lohnt sich nach etwa eineinhalb Stunden eine kurze Unterbrechung, in der man wirklich abschaltet. Das heißt: „Nicht am Smartphone daddeln, sondern wirklich aufstehen, irgendwo hin spazieren, sich mit Kollegen unterhalten, einen Kaffee holen.“ Nach rund vier Stunden braucht man dann eine längere Pause, am besten mit frischer Luft und einer Runde um den Block.
Mails Oft sind die Mails wie ein „ständiges Getröpfel“, sagt die Karriereberaterin Ute Bölke. Jedes Tröpfchen reißt einen wieder aus der Konzentration heraus. Deshalb schaltet man am besten zunächst Hinweise auf neue Mails aus. Dann sollte man sich Zeitfenster schaffen, in denen man die Post bearbeitet, empfiehlt Bölke. „Ich muss nicht alle Mails sofort beantworten.“ Gleiches gelte für das Lesen, sagt Jochen Mai. „Dieses ständige Schielen aufs Postfach, dahinter steckt auch die Angst, etwas zu verpassen.“ Wie oft man die Mails liest und beantwortet, bleibt einem selbst überlassen – manche bearbeiten das Postfach dreimal, andere einmal am Tag.
Telefon Ähnlich wie ständig eingehende E-Mails kann auch das dauernd bimmelnde Telefon die Konzentration bei der Arbeit stören. „Wer nicht gerade in einer Notdienstzentrale arbeitet, kann vielleicht mal einen Anrufbeantworter laufen lassen“, sagt Bölke. Oder man spricht sich im Team ab und hilft sich gegenseitig, indem man für eine gewisse Zeitspanne das Telefon auf einen Kollegen umstellt.
To-Do-Listen Noch am Freitag oder gleich am Montagmorgen schreibt man am besten die anstehenden Arbeiten auf und ordnet sie nach Priorität. „Was man am liebsten aufschiebt oder wofür man am meisten Konzentration braucht, das sollte man gleich zu Beginn erledigen“, sagt Anette Wahl-Wachendorf, Vizepräsidentin des Verbandes der Werks- und Betriebsärzte. Jochen Mai sieht das etwas anders: Das sei eine Frage des Typs. Wer Motivation braucht, um gut arbeiten zu können, sollte besser nicht mit der unliebsamsten Aufgabe starten. Wenn man zum Aufschieben neigt, sei das aber der richtige Weg.
Kollegen „Natürlich sollte man freundlich und wertschätzend miteinander umgehen“, betont Wahl-Wachendorf. „Aber immer ein offenes Ohr haben und somit Arbeit zu jedem Zeitpunkt unterbrechen, das funktioniert nicht.“ Fragen oder Absprachen könne man daher ohne schlechtes Gewissen aufschieben, wenn man mitten in der Arbeit steckt. Wer gerade Konzentration braucht, könne das im Einzelbüro durch eine geschlossene Tür und im Großraum durch Kopfhörer deutlich machen, sagt Mai. Letztere helfen auch gegen störende Kollegengespräche und anderen Lärm. Bölke rät, im Kollegenkreis feste Zeiten für einen Austausch zu vereinbaren. Wichtig sei es, klar zu sagen, wenn es nicht passt. „Das ist besser, als ein Gespräch halbherzig anzugehen.“
Arbeitszeit Wer die Möglichkeit hat, seine Arbeitszeit etwas freier zu gestalten, sollte das ruhig nutzen, rät Wahl-Wachendorf. Früher zu kommen oder später zu gehen kann eine gute Möglichkeit sein, in Ruhe arbeiten zu können. Was einem eher liegt, ist individuell unterschiedlich. Bölke gibt allerdings zu bedenken: Wer sehr früh oder auch sehr spät kommt, hat unter Umständen wesentlich weniger Kontakt zu Kollegen oder Kunden. „Das Netzwerken kann dann zu kurz kommen.“ Gleiches gilt, wenn man immer wieder die Mittagspause ausfallen lässt, um weiterzuarbeiten.
Essen und Trinken Klingt banal, ist aber nicht zu unterschätzen: regelmäßig trinken. Das heißt nicht, sich alle 90 Minuten einen Liter Wasser reinzuwürgen. Besser nimmt man alle paar Minuten einen kleinen Schluck zu ich. „Wenn man dehydriert, sinkt die Konzentrationsfähigkeit“, erklärt Mai. Außerdem sollte man während des Arbeitstages nicht zu fett essen, rät Wahl-Wachendorf. Das mache nicht nur dick, sondern auch müde. Mit der Konzentration ist es dann vorbei.

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