Tagungen & Konferenzen: Organisation ist alles

Wer die Aufgabe hat, eine Konferenz oder Tagung zu planen, trägt Verantwortung. Denn wenn die Konferenz nicht den Erwartungen entspricht, fällt das natürlich auf den Organisator zurück.

Einen guten Eindruck hinterlassen, ist also das Ziel. Das funktioniert zum einen mit einer guten Organisation und Struktur der Veranstaltung. Und zum anderen mit ein paar kleinen Aufmerksamkeiten, an die sich jeder gerne erinnert. Das kann zum Beispiel eine E-Mail nach der Veranstaltung sein, in der man sich für die Teilnahme bedankt. Aber auch Bilder der Veranstaltung dienen als nette Erinnerungen.

Der häufigste Fehler ist: zu spät mit dem Planen beginnen. Durch eine rechtzeitige Planung lassen sich Fehler und vor allem unnötiger Stress vermeiden. Ein wichtiges Instrument für eine erfolgreiche Planung sind Checklisten. Dazu sollten Sie sich erst einmal gut überlegen, was alles für die Tagung oder die Konferenz benötigt wird. Nun sollte noch ein Zeitplan erstellt werden, was bis wann erledigt sein sollte. Der Zeitplan sollte in die Checkliste mit einbezogen werden.
Wichtig für eine erfolgreiche Tagung ist auch, die Zuhörer mit einzubeziehen. Das „Ich-erzähle-du-hörst-zu“-Prinzip ist Vergangenheit. Heute arbeitet man mit Multimedia und wenn man sich an einige Grundregeln hält, ist das auch schon die halbe Miete.

Augenkontakt ist der Schlüssel zur Aufmerksamkeit

Dazu gehört, den Augenkontakt zum Publikum zu halten. Laut psychologischen Studien sollte mindestens 90 Prozent Augenkontakt zum Publikum bestehen. Der Trick für Schüchterne: knapp über die Menge hinwegsehen, das fällt niemanden auf. Auch bei der Gestaltung der PowerPoint-Präsentation kann man so einiges falsch machen. Zum Beispiel bei der Gestaltung der Folie. Tipp: Nach der KISS – Keep It Straight and Simple – Regel arbeiten. Das heißt: Nur eine Botschaft pro Folie. Zu viele Informationen überlasten und lassen die Zuhörer schnell die Lust verlieren. Fügen Sie außerdem ein paar Bilder zur Auflockerung in die Folien ein.

Auch beim Präsentieren sollten Sie ein paar Regeln beachten, denn die Körpersprache ist ein wichtiges Instrument, um das Interesse der Zuhörer zu erhalten. Für den optimalen Stand halten Sie Ihre Beine durchgestreckt und leicht geöffnet; die Füße stehen parallel und fest auf dem Boden. Mit den Armen sollten Sie nicht zuviel gestikulieren. Achtung: Die Arme sollten auch nie verschränkt werden oder in der Hosentasche verschwinden. Das wirkt unhöflich und unehrlich. Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, sollte ein umfassendes Handout erstellt werden. Ein Handout ist eine Zusammenfassung des Inhaltes der mündlichen Präsentation. Es sollte immer erst nach der Präsentation verteilt werden, da sich die Zuhörer sonst nicht mehr auf den Vortrag konzentrieren.