Nichts darf verloren gehen

Die gewohnte Outlook-Umgebung beim Versenden von Nachrichten oder der Aufgaben- und Terminverwaltung bleibt im Grundsatz erhalten. Im Hintergrund jedoch läuft keine Microsoft-Umgebung, sondern eine Software, die auf Linux basiert. "Wir haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht", sagt Ralf Schwarzmaier, Geschäftsführer des IT-Unternehmens "Mars Solutions" aus Göppingen. Vor allem die Kosten seien es, die viele Unternehmer dazu bewegen umzustellen. Natürlich gebe es auch andere Mitbewerber in der Region, die ähnliche Systeme anbieten. Aber "wir haben schon vor Jahren damit begonnen und dadurch auch schon zahlreiche größere Unternehmen umgestellt", berichtet Sebastian Krajenski.

So ein Einschnitt in der IT-Welt einer Firma setzt eine minutengenaue Planung voraus. Im Idealfall so, dass ein Mitarbeiter am Freitag Feierabend macht und seinen Rechner ausschaltet und am Montag wieder anschaltet - ohne dass er merkt, dass im Hintergrund etwas verändert wurde. Auch dürfen keine Mails und Unterlagen dadurch verloren gehen. Entsprechende Archivsoftware kann nicht nur in diesem Zusammenhang ebenfalls eingebunden werden. Überhaupt ist der E-Mail-Verkehr im geschäftlichen Bereich nicht ganz einfach, zumindest was die private Nutzung der Postfächer betrifft, wie Schwarzmaier und Krajenski immer wieder gerne darstellen. "Leider wissen das nur wenige Unternehmer", wie Ralf Schwarzmaier erklärt. Weil das aber eine heikle Angelegenheit ist, verbieten viele Firmenchefs ihren Mitarbeitern den privaten E-Mail-Verkehr. Das hat meist nichts damit zu tun, dass der Mitarbeiter in der Arbeitszeit private Mails schreibt. Viele lassen ja auch private Telefongespräche zu. Die Problematik bei den E-Mails ist die Dokumentierbarkeit der Nachrichten, die zum Beispiel von Wirtschaftsprüfern gefordert wird. Die sogenannten "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (kurz: GDPdU) rücken immer mehr in den Vordergrund, obwohl sie bereits in den meisten Betrieben zum Standard gehören sollten. Diese Richtlinie besagt, dass E-Mail lückenlos aufgezeichnet werden, also auch keine Nachricht gelöscht wird. Mailt der Mitarbeiter nun offiziell privat, dann darf das Unternehmen aus Gründen des Datenschutzes nicht auf das Postfach des Mitarbeiters zugreifen, wenn dieser zum Beispiel aus dem Unternehmen ausscheidet.

Das heißt, er hat auf den gesamten elektronischen Geschäftsverkehr dieses Mitarbeiters keinen Zugriff. Nur wenn es - offiziell zumindest - keine privaten Mails gibt, dann ist es erlaubt. Schon aus eigenem Interesse sollten Mails so gespeichert werden, wie sie auch tatsächlich geschrieben worden sind. Das kann nicht nur dann wichtig sein, wenn ein Wirtschaftsprüfer kommt, sondern auch, wenn ich vor Gericht zum Beispiel Bestellungen oder andere verbindliche Vereinbarungen mache. Durch die revisionssichere Archivierung und wasserdichte Nachverfolgbarkeit und Dokumentation der "elektronischen Geschäftspost" kann man gegenüber dem Kunden oder im schlimmsten Fall vor Gericht natürlich gut auftreten, weil man den einen oder anderen Sachverhalt gut darstellen kann. "Auch wenn sich diese Lösungen kompliziert anhören - wir haben das entsprechende Rezept, das kundenorientiert umzusetzen", erklärt Ralf Schwarzmaier.